Artikel: WAIT & KISS

Skrevet af Peter Glahn

WAIT & KISS – det gode møde

Jeg er der lige om lidt!

Overskriften kræver en forklaring, og den skal du nok få lidt senere. Vi starter et andet sted, nemlig lige der på gangen mod mødelokalet en torsdag formiddag kl.10.55, hvor du passerer kaffemaskinen og to af deltagerne til dit møde, nærmest synkront udbryder … ”Hej Kasper, vi er der om 2 minutter, vi skal bare lige have en kaffe med”. Du fortsætter mod mødelokalet, hvor de 3 andre deltagere har indfundet sig. De sidder ved det store bord med hovedet godt begravet i deres computere, formodentligt for at nå et par mails inden endnu et af dagens mange møder. De er så fordybet i deres computere, at de siger hej uden at kikke op fra skærmen. Du er vant til det, så det er ikke noget, du tænker videre over. Klokken bliver 11.04, og de to kollegaer du kom forbi ved kaffemaskinen, ankommer snakkende og sætter sig uden at kikke rundt ved bordet. Nu kan mødet gå i gang ”kun” 5 minutter for sent.

Måske genkender du ovenstående mødestart, måske er du nogle gange den, som sidder ved computeren eller den, som har en god snak ved kaffemaskinen, og derfor liiige kommer lidt for sent.

Mødemonsteret

Jeg møder utroligt mange ledere, som ikke er glade for deres mødekultur, og som samtidig har svært ved at ændre den. De ved ganske enkelt ikke, hvor de skal sætte ind, når de skal få deres medarbejdere og ledere på niveau til at ændre det store mødemonster, som har infiltreret sig på en uhensigtsmæssig måde i deres organisation. Der er måske for mange overflødige møder, folk er uforberedte, agendaen er ikke altid gennemtænkt, tidsplanen mangler og faciliteringen er der ingen, der forholder sig til. Den gode nyhed er, at der er en vej til at ændre det, og der hvor jeg ser de bedste resultater, er i de virksomheder, hvor der arbejdes struktureret med møder, og der hvor ledere har mod og vilje til at afprøve nye mødeformer. En forståelsesmetodik som kan skabe en proces, er at se ind i før mødet, under mødet og efter mødet.

Før – handler om planlægning

Den som er mødeansvarlig, må bevidstgøre sig om hvilken type møde det er han/hun indkalder til. Er det et informationsmøde, et koordineringsmøde, beslutningsmøde, eller udviklingsmøde. Hvilke faciliteringsgreb er hensigtsmæssige? Er det eksempelvis et informationsmøde, bør det overvejes, hvad der skal informeres om mundtligt, og hvad der skal være sendt skriftligt ud inden mødet. Det kan f.eks. være tidsspilde at gennemgå en masse slides med fakta, som kunne være sendt ud i forvejen og i stedet bruge tiden til uddybende spørgsmål på selve mødet. Det er et must på alle typer af møder, at der sendes en agenda ud i ordentlig tid til, at mødedeltagerne kan forholde sig til den og dermed være forberedte til mødet. Agendaen må meget gerne indeholde eksplicitte tider til punkterne. Det viser deltagerne, at der er lavet et forarbejde, og det inviterer til et øget fokus og dermed en bedre mulighed for i fællesskab at skabe et møde, som reelt fører til noget og dermed er meningsfuldt for medarbejderne og virksomheden.

Under – handler om facilitering og afvikling

Hvad skal rammerne være under selve mødet. Helt overordnet må der stræbes mod at skabe en atmosfære med respektfuld og åben kommunikation, hvor alle føler sig hørt og værdsat. Hvis du kender mødedeltagerne, ved du også, om der er ”plads” til alle. Har I en ”Thomas Blachman”, som tænker, når han/hun taler og dermed taler meget og længe, eller har I en ”stille tænkende Tanja”, som skal spørges før hun/han blander sig i snakken. Begge stemmer skal have plads, men har I kultur for ustrukturerede møder, får I ganske sikkert ikke det bedste ud af hverken Thomas eller Tanja. Som mødefacilitator er tidsstyringen væsentlig og pas nu på med at være tidsoptimist.”Less is more” er en godt udtryk at skrive sig bag øret. Hellere tre væsentlige punkter end tolv, som I bedste fald ikke nås, eller i værste fald ender overfladiske og frustrerende. Hvad med computere og mobiltelefoner. Skal de bruges i mødet, eller kan de lige så godt ligge i tasken eller blive på kontorpladsen? Er de bidragende eller forstyrrende?

Efter – handler om hvad der tages med videre

Her er der fokus på, hvordan mødet afsluttes, og hvad der tages med fra mødet. Er der lavet et grundigt referat, og hvordan følges der op på de beslutninger, som er taget. Er der lavet en eksplicit rolle/ansvarsfordeling og eventuelt aftalt et opfølgende møde?

Du kan som mødeleder præge din organisation til at stille disse tre simple spørgsmål;  hvorfor holder vi mødet, hvad skal jeg/vi have ud af det og hvordan skaber jeg rammerne for at det lykkes. Nøgleelementer som kan understøtte dette er:

1. Formål og agenda
2. Involvering
3. Respektfuld kommunikation
4. Tidsstyring/mødeledelse/facilitering
5. Opfølgning/afrunding og videre handlinger.

Nå jo så var der overskriften. WAIT er en forkortelse for Why Am I Talking og KISS er en forkortelse for Keep It Simple & Short. Måske de to udsagn med et glimt i øjet kan inspirere til jeres næste møde og få nogle møder til at vare 35 minutter frem for 60 minutter. Hvad med kaffen og ”jeg kommer lige om 2 minutter”? Måske skal i indlægge 5 minutter i din agenda til at hente kaffe  – god fornøjelse.